転職の選考では、応募企業とのメールでのやりとりを避けて通れません。
今回は、面接調整や辞退の連絡、面接後のお礼メールなど、転職活動の様々シチュエーションのメール返信方法をご紹介します。
大事な転職活動だからこそ、普段以上にメールの内容に悩む方も多いのではないでしょうか。
採用担当者とのスムーズなやりとりが求められる場面で時間をかけないように、基本マナーやメール返信方法を理解しておきましょう。
転職活動中のメール返信の基本マナー3点
まずは、メールの基本マナーを見ていきましょう。
基本的なマナーが守れていないメールは、企業側からも大きなイメージダウンに繋がってしまいます。「メールのマナーも守れず、この人は本当に大丈夫かな？」と不安に思われないように気をつけましょう。
マナー①：会社・携帯アドレスは使用を控えよう
会社アドレスは、本来職場や取引先の間で使用するものです。
転職時に会社アドレスを使ってしまうとプライベートと仕事を区別できない人だと思われてしまいます。
また、在籍中の企業に転職活動中であることがバレてしまう可能性もありますので、使用は控えましょう。
携帯のメールアドレスは、字数制限等や容量制限があるため、メールが受け取れない、送信エラーになることがあります。同様に使わないようにしてください。
転職活動用にフリーメールのアドレスを作成するのが最もおすすめです。
しかし、この時もアドレスはシンプルにしましょう。顔文字や自分の趣味等の文言が入ったアドレスは、とても幼稚な印象を与えてしまいます。
マナー②：改行・段落等で見やすさを意識しよう
メール全体の読みやすさも重要です。
「一文がとても長い」「文章が改行なしで続いている」ようなメールは相手は読みづらさを感じます。読みやすい部分で改行する。2〜3行ごとに段落を分けるようにしましょう。
また、文章内に平仮名が多用されている、逆に漢字が多用されている、という場合も読みにくさを感じるポイントのため気をつけてください。
マナー③：機種依存文字は使わないように
文字化けの可能性があるため、機種依存文字は使わないようにしましょう。
数字を丸で囲った①、②やローマ数字Ⅰ、Ⅱ、Ⅲなどは使ってしまう方をために目にするので注意しましょう。
転職面接のメール例文まとめ【シチュエーション別】
面接日程を調整する時
《企業から候補日をもらった場合》
株式会社〇〇
採用担当 △△様
お世話になっております。(苗字 名前)と申します。
この度は面接のご連絡ありがとうございます。
ご提示いただきました日程の内、下記日程でお伺いさせて頂けますでしょうか。
日時 7月31日(火) 16時〜
場所 ◇◇ビル ◇階
お忙しい中恐れ入りますが、宜しくお願い申し上げます。
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苗字 名前
〒000-0000
東京都▲▲区▲▲市0-0-0
tel:080-0000-0000( 携帯)
mail:□□_□□@□□.com
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【返信のポイント】
- 面接日程、場所を文章内で確認する
- 面接機会をもらったお礼を述べる
《応募者から候補日を送る場合》
株式会社〇〇
採用担当 △△様
お世話になっております。(苗字 名前)と申します。
この度は書類選考通過のご連絡ありがとうございます。
以下、面接希望日をお送りいたします。
・7月31日(火) 16時〜18時
・8月1日(水)12時以降
・8月2日(木)終日
上記の中でご調整いただくことは可能でしょうか。
もしご調整が難しいようでしたら、再度候補日をお送りいたしますのでお申し付け下さい。
お忙しい中恐れ入りますが、宜しくお願い申し上げます。
————————————————–
苗字 名前
〒000-0000
東京都▲▲区▲▲市0-0-0
tel:080-0000-0000( 携帯)
mail:□□_□□@□□.com
————————————————–
【返信のポイント】
- 候補日程は3つ以上提示する
- 候補内で調整が難しい場合は、「再度日程を提示します」という旨を伝えると好印象
面接日程が確定した時
株式会社〇〇
採用担当 △△様
お世話になっております。(苗字 名前)と申します。
この度は面接日程のご連絡ありがとうございます。
ご調整いただきました、以下日程でお伺いします。
日時 7月31日(火) 16時〜
場所 ◇◇ビル ◇階
お忙しい中恐れ入りますが、宜しくお願い申し上げます。
————————————————–
苗字 名前
〒000-0000
東京都▲▲区▲▲市0-0-0
tel:080-0000-0000( 携帯)
mail:□□_□□@□□.com
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【返信のポイント】
- 日時を忘れずに記載。日付・時間だけではなく曜日もいれると認識違いを防げる。
日程確定後に変更をお願いする時
株式会社〇〇
採用担当 △△様
お世話になっております。(苗字 名前)と申します。
大変恐縮ですが、●月●日●時よりお約束いただきました面接について、諸事情により日程変更をしたくご連絡いたしました。
先ほどお電話にてご連絡させて頂きましたが、ご不在のようでしたので、取り急ぎメールにて連絡させて頂きます。
勝手なお願いで恐縮なのですが、可能でしたら、以下日程で再度面接ご調整頂けないでしょうか。
・8月1月(水)16時以降
・8月2日(木)10時〜12
・8月3日(金)終日
調整が難しい場合は、再度日程をお送りいたしますのでお申し付けください。お手数をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
何卒宜しくお願い申し上げます。
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苗字 名前
〒000-0000
東京都▲▲区▲▲市0-0-0
tel:080-0000-0000( 携帯)
mail:□□_□□@□□.com
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履歴書・職務経歴書をメールで提出する時
《応募書類を送付するメール》
株式会社〇〇
採用担当 △△様
お世話になっております。(苗字 名前)と申します。
ご指示いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。
ご査収の程、宜しくお願い申し上げます。
念のため、応募書類にはパスワードを設定しております。
別途パスワードをお送りいたしますので、ご確認いただけますでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。
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苗字 名前
〒000-0000
東京都▲▲区▲▲市0-0-0
tel:080-0000-0000( 携帯)
mail:□□_□□@□□.com
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【返信のポイント】
- 応募書類にはパスワード必須。パスワードは別メールで送付する。以下メール例文参考。
《パスワードを連絡する時》
株式会社〇〇
採用担当 △△様
お世話になっております。(苗字 名前)と申します。
先ほどの添付ファイルのパスワードをお送りいたします。
パスワード：〇〇〇〇〇〇〇〇
お手数をおかけいたしますが、ご査収の程、宜しくお願い申し上げます。
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苗字 名前
〒000-0000
東京都▲▲区▲▲市0-0-0
tel:080-0000-0000( 携帯)
mail:□□_□□@□□.com
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【返信のポイント】
- パスワードメールに余計な文言は不要
面接当日に遅刻・キャンセルする時
《面接当日の遅刻》
株式会社〇〇
採用担当 △△様
お世話になっております。
本日●月●日●時より面接をしていただく予定の(苗字 名前)と申します。
誠に申し訳ございませんが、〇〇線が遅延(理由)のため、面接開始時刻に間に合うことが難しく、10分遅刻になってしまう状況です。
さきほどお電話でご伝言をお願いしたのですが、ご不在のようでしたのでメールでもご連絡いたします。
最寄駅に着き次第、改めてご連絡させて頂きます。
取り急ぎのご連絡となり申し訳ございません。
何卒宜しくお願い申し上げます。
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苗字 名前
〒000-0000
東京都▲▲区▲▲市0-0-0
tel:080-0000-0000( 携帯)
mail:□□_□□@□□.com
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【返信のポイント】
- 遅刻の時はメール前に必ず電話で連絡しよう
《面接当日に急用で行けなくなった(キャンセル)時》
株式会社〇〇
採用担当 △△様
お世話になっております。
本日●月●日●時より面接をしていただく予定の(苗字 名前)と申します。
誠に申し訳ございませんが、現職で急遽システムトラブルが発生してしまい、その対応のため、本日の面接に伺うことができなくなりました。
直前のご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。さきほどお電話でご伝言をお願いしたのですが、ご不在のようでしたのでメールでもご連絡いたします。
もし改めて面接のご機会いただけるようでしたら、再度私の方から代替の日程をお送りさせて頂きます。
急なご連絡で誠に申し訳ございません。
何卒宜しくお願い申し上げます。
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苗字 名前
〒000-0000
東京都▲▲区▲▲市0-0-0
tel:080-0000-0000( 携帯)
mail:□□_□□@□□.com
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【返信のポイント】
- メール前に企業へ必ず電話を入れる
- 改めての候補日程はこちらから提示するようにする
面接後にお礼をする時
株式会社〇〇
採用担当 △△様
お世話になっております。(苗字 名前)と申します。
本日は面接のご機会頂き誠にありがとうございました。
面接の際に現場で活躍されている営業の方の仕事ぶりを伺って、より一層、今までの営業スキルを活かせるイメージが湧きました。より一層、御社のお役に立ちたいという気持ちが強くなっております。
取り急ぎ面接のお礼までに失礼いたします。
引き続き宜しくお願い申し上げます。
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苗字 名前
〒000-0000
東京都▲▲区▲▲市0-0-0
tel:080-0000-0000( 携帯)
mail:□□_□□@□□.com
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【返信のポイント】
- お礼メールは必須ではない。
- メールを送る時は、面接当日に送るのがベスト。
- 定型文ではなく、面接で感じたことを自分の言葉で語ることが大切。
面接・選考を辞退する時
株式会社〇〇
採用担当 △△様
お世話になっております。(苗字 名前)と申します。
●月●日(月)●時に面接のお約束をいただいております。
誠に申し訳ございませんが、諸般の事情により面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
お手間やお時間をおかけしたにも関わらず、このようなお返事となってしまい申し訳ございません。
末筆ではございますが、
今後の貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます
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苗字 名前
〒000-0000
東京都▲▲区▲▲市0-0-0
tel:080-0000-0000( 携帯)
mail:□□_□□@□□.com
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【返信のポイント】
- 選考辞退は珍しくないため、辞退理由をだらだらと書く必要はない。
不快な思いをさせない転職メールで面接官の印象もアップ！
面接時の企業とのやりとりはスピードが第一です。マナーを守ってスムーズな連絡を心がけましょう。
メールのやりとり一つでビジネスマンとしての基礎があるか見られてしまいます。正しいメールの送り方をマスターして評価が下がらないように準備しておくことが必要です。
面接官は日々、大量のメールを受け取っています。
面接官の気持ちを考えて、分かりやすさや返信スピードを意識して返事ができると印象もアップすると思いますよ。
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