転職の応募書類の書き方!書類選考通過率が格段にアップするコツ

ペンと執筆に悩む男性

転職における最初の選考といえば書類選考ですね。

「初めての転職活動、応募書類をどう書けばいいのか分からない」

「書類選考で落ちてしまうことが多いけど何故だろう」

このような応募書類の書き方に関するお悩みをお持ちの方も多いと思います。

今回は、転職活動の書類選考の通過率アップのポイント応募書類の書き方NG例をまとめました。

文章の書き方や言葉の使い方には、その人の仕事や転職に対する熱意や姿勢が表れるものです。

採用担当者の目に止まる優れた応募書類の作り方を覚えて、書類選考を突破出来るようにしましょう。

そもそも転職の応募書類の役割って?何を書く?

Q&A

中途採用の書類選考では、「履歴書」「職務経歴書」の2つの書類が必要になります。

どんなに優れた経歴やキャリアを持っていても、その魅力が伝わらなければ面接に進むことが出来ません。

採用担当者は、限られた時間の中で「この応募者は会うべき人物かどうか」を見極めています。

履歴書と職務経歴書に記載する内容を理解して、きちんと企業にアピール出来るように書類を作成しましょう。

応募書類の書き方①:履歴書

一般的に履歴書に記載するのは以下の項目です。

《履歴書の記載項目》

  • 氏名、住所、年齢などの基本プロフィール
  • 学歴、職歴
  • 保有資格
  • 趣味特技
  • 志望動機
  • 本人希望記入欄

履歴書では、応募者の基本情報に加え、その人の人柄や個性、志望度の高さがチェックされます。

履歴書を書く上では以下の3点を意識すると良いでしょう。

履歴書作成のポイント

  1. 手書きで書く場合、丁寧な文字を心掛ける
  2. 空白が目立たないように全体の文字量を調整する
  3. 決まった枠の中で簡潔、かつ効果的に自己PRできるように工夫する

応募書類の書き方②:職務経歴書

職務経歴書では、これまでの所属企業における応募者の業務内容や業務実績、工夫ポイント等の詳しい業務の情報を記載します。

人事担当者に自身の活躍ぶりを知ってもらい、働くイメージを湧かせてもらうことを目的としています。

職務経歴書に記載する内容は、以下になります。

《職務経歴書の記載項目》

  • 職務要約
  • 職務経歴
  • 業務内容(詳しい仕事内容、実績や工夫したポイント等)
  • 貴社で活かせる経験・スキル
  • 自己PR

職務経歴を書く際には、以下の3つのポイントに注意しましょう。

職務経歴書の作成ポイント

  1. 自分が経験した業務や身に付けたスキルを過不足なく記載する
  2. 自由記述のため、相手にとってわかりやすい文章構成やレイアウトにする
  3. 業務内容は具体的な数値を用いて分かりやすく、また熱意が感じられるような自己PRを書く

もし自分の転職回数が多いなと気になっている人は、以下記事もご参考ください。

【関連記事】転職回数が多い人の職務経歴書の書き方例

書類選考を突破する応募書類の作り方【履歴書・職務経歴書共通】

転職成功への道

履歴書・職務経歴書を作る時に両方に共通して意識しておきたい書類作成のコツをお伝えします。

転職時は、1社だけではなく、10社〜20社にまとめて応募することも珍しくありません。

この際、同じ応募書類を使い回すのは絶対に控えましょう

どの企業にも当たり障りない内容は、熱意の感じられない冷めた応募書類になってしまいます。

志望動機やPRポイントは応募先企業の事業内容や求める人物像によって変わってきますので、各社に合った情報を選ぶことが大切です。

書類選考で何回も落ちてしまっている人や、これから初めて応募書類を作成する人は、ぜひこの章を参考にして質の高い書類にしていきましょう。

以下が、応募書類を書く際のポイントです。

採用担当が知りたい情報を分かりやすく提供する

人事は、書類の限られた情報から出来るだけ具体的な応募者のイメージ湧かせようとしています。

どれだけ自分にとってアピールしたい経歴や成果があったとしても、応募先企業が求めている情報とマッチしていなければ何の意味もありません。

多くの書類から担当者に「ぜひ会いたい!」と思ってもらうためには、読み手の立場にたった情報の取捨選択、表現方法が欠かせません。

具体的な情報を提示する時に気を付けたいポイントはこちらです。

・抽象的な表現を避け、数字等を使って具体化する

抽象的な表現は読み手にとって負担になってしまいます。ここで気を付けたいのが形容詞です。

「大幅に」「非常に」「多く」などの形容詞は人によって、イメージが変わってきます。

解釈を相手任せにするのではなく、数字や比較などを用いて具体的で解釈に仕方が一つしかない言い回しになるようにしましょう。

例えば、「営業として、非常に高い目標数字を達成しました」ではなく、「 営業マン1人あたりの平均売上金額100万円の中、300万円の目標数字を達成しました。」のように数字や比較を使って分かりやすくしましょう。

・相手が興味を持ちそうなキーワードを入れる

採用担当者が関心を持つキーワードを入れると、読み手は興味をそそられます。

同じ経験でも、相手が使うワードが含まれているかいないかで読み手の関心度も変わってくるので、これはぜひ意識したいところです。

例えば、新規事業の推進メンバーを募集している企業に対して、自分のキャリアをアピールするとしたら、「新規事業立ち上げ」「事業戦略の立案」「ベンチャー企業での勤務経験」といったキーワードを入れるイメージです。

相手のニーズに合ったワードチョイスをすることで、書類を読んでもらえる確率はぐんと上がるでしょう。

履歴書と職務経歴書の内容に一貫性を持たせる

各項目を一つ一つみると綺麗にまとまっていて分かりやすくても、書類全体をみると内容に一貫性がないというケースが少なくありません。

例えば、履歴書と職務経歴書の志望動機が一致していない、自己PRでプッシュしてたビジネススキルが、入社後の業務では求められていない、などです。

Webや参考書には様々なお手本文章が載っているので、これを参考にするのは良いと思います。

ただし、お手本の良い部分だけを抜き取って使っていると、全体として筋の通っていない書類になってしまいます。

作成後は自分で見直すか、第三者に見てもらい言ってることがズレてないか確認するようにしましょう。

転職選考で落ちてしまう応募書類にありがちなNG例

アラート

履歴書・職務経歴書のボリュームが多すぎる、または少なすぎる

適切なボリュームで文章が書けていないケースです。小さな文字でびっしり書かれている書類や、見るからに空白ばかりの履歴書はNGです。

前者は、採用担当者に面倒だと思われてしまい、「相手の状況を想像できない」「簡潔にまとめる力が不足している」といったマイナス評価を受ける可能性があります。

後者は、そもそも転職の熱意があるのかと疑われてしまいます。

志望動機や自己PRが空白だらけの応募書類では、面接で会ってみたいと思う採用担当者は少ないでしょう。

採用担当者が読みやすい文量・文字の大きさで空白がないように意識して下さい。

応募書類の誤字・脱字が多い

社会人として基本の文章力を問われます。文章作成は、業界・業種・職種を問わず、どんな仕事にも必ず付き物です。

誤字・脱字は落ち着いて見直せば気付けるもの。「重要書類の見直しを怠る人なのかな?」「注意力が散漫な人なのかな?」と不安を持たれないように誤字脱字が無いか細心の注意を払いましょう。

業界特有の専門用語を使っている

異業界へ転職を考えている人は、前職の業界でしか通用しない専門用語を使っていないか注意しましょう。

担当者や現場の人が理解できない用語を使った文章は読み手にとって負担になります。

相手が理解できるように別の言葉に置き換えるか、どうしても使わざるを得ないようであれば少なくとも説明書きをしましょう。

応募書類用紙に汚れ、シワがある

応募書類を雑に扱っていては、いち社会人として信用が失われてしまいます。

仕事もいい加減な人なのかと思われてしまいますので、書類はシワや汚れがない綺麗な状態で渡しましょう。

社会人モラルに欠けた記述をしている

自分の経歴をアピールしたいがばかりに、他社をけなすよう言い回しをしたり、社外秘となっている具体的な取引先企業名やプロジェクト名を記載するのはNGです。

守秘義務を守れない応募者だと思われたら一貫の終わり。自分を最大限に良く見せたいという気持ちは分かりますが、ビジネスマンとしての最低限のマナーは守りましょう。

転職の応募書類の選考期間、通過率はどれ位?

会議をする大勢の人

書類選考の期間は、企業規模によって変わってくる

書類選考の結果が出までの期間は、一般的に1〜2週間程度です。もちろん企業によっては、数日で連絡がくることもあれば、1ヶ月以上かかるところもあります。

応募が殺到する大手や人気企業では、書類選考は3週間から1ヶ月程度かかることが多いようです。

一方、ベンチャー・中小企業の場合は、すぐにでも求職者と会いたいと考えている企業も多いため、書類選考期間は比較的短めです。

応募書類の選考通過率は、約30%が目安

応募から書類選考の通過率はおよそ30%と言われています。

しかし、書類通過率はこれまでのキャリアや転職先の希望業界・職種によって変わってきますので、あくまで目安として考えておきましょう。

異業界への転職で、前職で培ったスキルと企業で活きるスキルが噛み合っていないなど、その企業に合った内容が書けているかが最も大切です。

おわりに

ヒント

応募書類段階でお断りが多い方は、今一度読み手の興味を惹く内容になっているか見直ししてみましょう。

履歴書や職務経歴書の内容は、意識一つでガラリと変わります。

まずは面接の場に立てるように、相手に刺さる応募書類を作成してみてください。本内容がみなさんの転職活動の一助になれば幸いです。


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