転職活動で必要な応募書類の一つが、職務経歴書です。
これから職務経歴書を作ろうという方の中には、手書きでかくべきか、PC(パソコン)で作成するべきか迷っている方も少なくないと思います。
企業から指定がある場合は良いのですが、基本的には何も指定されない場合がほとんどです。
手書きかパソコンか、細かいことではありますが、些細なことが選考に影響してくる可能性0ではありません。
職務経歴書の作成について迷っていル方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
職務経歴書は手書きよりもPCが一般的
明確な決まりはありませんが、基本的には、PCで作成するのがおすすめです。
一般的に、履歴書は企業が基本データを保管するための私文書として取り扱われますが、職務経歴書はビジネス文書として分類されます。取引先との契約書や請求書などと同じ扱いです。
ビジネス文書はパソコンで作成するのが通例のため、職務経歴書もPCで作成するのが適切です。
また、職務経歴書は履歴書と比べてページ数や文字数が多くなることもあるため、PCの方が圧倒的に効率的です。
特に外資系企業、IT企業への転職をお考えの方は、手書きだと、「ITリテラシーが低い」「効率的な仕事ができない人」等と判断されかねません。
もちろん、手書きの方が熱意や丁寧さが伝わって良いという採用担当者がいるのも事実です。
しかし、近年はそうした採用担当者も減ってきているようです。
履歴書は手書き・PCどちらでも大丈夫ですが、職務経歴書に関しては、特企業から手書き指定がある場合を除き、パソコンで作成するのが無難でしょう。
職務経歴書をパソコンで作成するメリット3点
職務経歴書のパソコン作成はメリットも数多く挙げられます。
①：誤字脱字の修正がしやすく効率的
誤字脱字をしてしまった場合もパソコンならすぐに修正ができます。手書きの場合、一度間違えたらまた0からやり直しになってしまいます。修正液の使用もNGです。
職務経歴書は、履歴書と比べて、文字量が多くなるので修正のしやすさは大切です。
②：文字やレイアウト調整が楽にできる
フォントサイズや改行、太文字、色付けなどの調整やレイアウト変更が容易にできるのはPC作成のメリットの一つです。
限られた時間の中で、大量の書類を読む採用担当者にとって、パッと見で理解できる書類かどうかはとても重要です。
③：データを保存できる
複数企業にエントリーをする際も、企業ごとに0から作り直す必要がありません。
もちろん、全く同じ職務経歴書を使い回すのは考えものですが、必要な部分は残して、他の部分をエントリー企業ごとにカスタマイズすることが容易です。
また、面接は書類内容をもとに行われますので、事前に書類内容のチェックをしておくのがおすすめです。
手書きの場合もコピーをとっておけば問題ありませんが、余計な一手間がかかってしまいますね。
PCで職務経歴書を作る時の注意点
PCで作成した職務経歴書は、使い回しが簡単なだけに、うっかり日付を修正し忘れてしまったり、企業ごとの内容変更を忘れてしまう可能性があります。
採用担当者にとって、書類が使い回しのものか、自社を理解した上で書かれているものかは一目瞭然です。
エントリー企業ごとにカスタマイズするのを忘れないようにしましょう。
職務経歴書をPC(パソコン)で作るときのソフトや書式は？
PC作成の時はExcel？Word？
結論、職務経歴書の作成はwordが適しています。
Excelを使った書類作成でも問題ありませんが、文字詰めや行幅の調整をしづらく読みにくくなってしまう恐れがあります。
また、企業へメールで書類を送る場合は、wordをpdfに変換してから添付するようにしましょう。
持参する時の用紙サイズ、フォント、枚数は？
・印刷時のサイズ
職務経歴書を面接時に持ち込む時は、A4サイズの白無地がおすすめです。
A4サイズであればクリアファイルに折り曲げずにいれることが出来ます。印刷する時は、厚さ約2mmの上質紙が適しています。
・職務経歴書の枚数
特別な決まりはありませんが、基本的には2枚が適しています。
職歴や志望動機、自己PRなど書くべき項目が多いので、1枚だと情報が不足する可能性があり、採用担当者からも「手抜きかな？」と思われてしまうので避けましょう。
逆に3枚以上になると、文字量が増えて採用担当者の負担となってしまいます。
また、文量が多くなるほど、アピールポイントも見えづらくなってしまうというデメリットもあります。
充分にアピールできて、長すぎるという印象をもたれない2枚が一般的と言われています。
・文字フォント・サイズ
MS明朝体、またはMSゴシックを使うのが一般的です。特殊なフォントはビジネス文章マナーを守れない人だと思われてしまうので気を付けましょう。
文字サイズは10pt~12ptが読みやすい大きさです。
職務経歴書はどこで手に入れる？
職務経歴書を手に入れる方法は、主に3パターンあります。
- ネットからテンプレートをダウンロードする
- ネット通販で購入する
- コンビニ、文具店で履歴書・職務経歴書セットを購入する
パソコンで作成する時は、ネットからダウンロードしたテンプレートを参考にするのが良いでしょう。
ワードやエクセル形式のテンプレートも豊富にあります。
自分で0から作るという手もありますが、行間や文字幅、レイアウトの作成等で時間をとってしまう恐れがあります。
また、テンプレートの中には、事務職向け、営業職向けなど職務経歴書など例文で掲載されているものもあります。初めての方は参考にしてみてください。
以上です。
テキパキと書類を作って、企業選びや業界研究、自己分析などにもしっかり時間を使えるように工夫できると良いですね。
【関連記事】職務経歴書の書き方マニュアル/営業編