転職の面接辞退マナー。メールや電話での正しい断り方は?

企業へ電話する男性

転職活動を進めている中で、「第一希望の会社からの内定が出た」「転職中に別の業界に興味を持つようになった」といった理由から、応募中の企業の面接を辞退したいと思う時はくるでしょう。

面接を辞退をすることは何の問題もありません。

ただし、辞退の仕方によっては応募先企業とわだかまりが残る可能性もあります。

また「自分から応募した企業の面接を断ってもいいものか」「企業にはなんと言って断ればいいのか」と悩む方もいらっしゃるかと思います。

そんな方に向けて今回は、応募先企業に対して失礼にならない面接辞退の方法をご説明します。

絶対に抑えてほしい面接辞退マナー辞退理由の例メール・電話での辞退方法を例文と共にご紹介します。

転職の面接辞退マナー2点

ネクタイを締めるビジネスマン

社会人として、面接を断る時に絶対に守ってほしいことが2点あります。

  1. 出来るだけ早く企業へ連絡すること
  2. ドタキャンは絶対NG

①出来るだけ早く企業へ連絡すること

あなた自身が面接を断るという決断を下した時点で、なるべく早く採用担当者へ連絡しましょう。

企業側は時間と労力を割いて、面接準備をしてくれています。現場の方に面接での同席を頼んでいる場合もあるでしょう。

企業側の負担を理解して、スピーディーな対応をとりましょう。

②ドタキャンは絶対NG

面接日程が決まっていたのに、「何の連絡もせず面接に行かない」といういわゆるドタキャンは、社会人としてあるまじき行為です。

現在応募していた企業が、将来的に取引先になる可能性や将来の転職でもう一度お世話になるかもしれないこともありえます。

ビジネスはいつ、どこで繋がるかわかりません。辞退の連絡は必ず企業へ入れるようにしましょう。

転職面接の辞退理由はどうするべき?

クエスチョン

面接を辞退するときには、企業側に理由を聞かれることがほとんどです。しかし、必ずしも面接官に真実を話さなければならないわけではありません。

人事側も応募者が本音と建前を使い分けていることは充分承知しています。

面接辞退時は、「一身上の都合」「諸般の事情」「検討の結果」というように言葉を濁しても問題ありません。

それでも人事が詳細な理由を聞いてきた場合は、以下のように答えてはいかがでしょうか。よくある辞退例です。

  • 家庭の事情により、実家に帰らなければならなくなった。
  • 御社の業務が当初イメージしていたものと異なっていた。
  • 自分の適性を鑑みた結果、他社とのご縁を感じた。

転職の面接辞退の例文【電話・メール】

スマホとPC

転職の書類選考通過後・面接終了後に自分の希望と異なると気づき、選考辞退の決断に至ることもあるでしょう。

電話、メールどちらで採用担当者に連絡するべきか迷うところですが、以下の2点に当てはまるようであれば電話で辞退連絡するのが良いでしょう。

  1. 連絡が面接前日~当日となってしまった場合(メールだと担当者が気付かない可能性があるため。)
  2. 選考が最終選考まで進んだ場合(選考が進んでいる時は、口頭で断るのが道理であるため。)

上の条件に当てはまらない場合は、連絡方法は電話でもメールでも構いません。

以下に電話・メールの辞退例文をご紹介します。

面接辞退の例文【電話編】

まず、電話で辞退する場合のテンプレートをご紹介します。

お忙しいところ失礼します。

私、○○○○と申します。中途採用面接の件でご連絡いたしました。担当の人事部××様はいらっしゃいますでしょうか。

(担当者に代わる)

お忙しいところ失礼します。私、●月●日●時から面接のお約束をしております、○○○○と申します。

先日は、次回面接のご案内をいただきましてありがとうございました。ただいま、お時間よろしいでしょうか。

本日は、諸般の事情で、御社の面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。貴重なお時間を割いて、面接をしていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまい、申し訳ありません。

(担当者が何かコメントをする。)

ご迷惑おかけして申し訳ありません。それでは、失礼します。

面接辞退の例文【メール編】

続いて、メールで伝える場合のテンプレートをご紹介します。

連絡が夜遅くになってしまった際には、「夜分遅くに申し訳ありません。」の一文をつけるのもお忘れなく。

また、絶対にしなければならないわけではないですが、メールを送った後に電話でフォローをすると、とても丁寧な面接辞退になります。

<件名>

面接辞退のご連絡/○○○○(あなたの氏名)

<本文>

株式会社○○
採用担当××様

お世話になっております。
先日、△次面接のご連絡をいただきました、○○○○と申します。
その節はありがとうございます。

しかしながら、本日は●月●日●時からの面接を、
検討の結果、辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

貴重なお時間を割いて面接をしていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いで恐縮ですが、ご了承いただきますよう、よろしくお願いいたします。

本来であれば、直接お詫びに伺うべきところを、
メールでのご連絡となってしまったことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ではありますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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名前 ○○○○
電話番号 ×××ー××××ー××××
e-mail
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転職先企業には「素早く連絡」するのが一番大切

ヒントを出すスーツ姿の男性

面接は、企業が労力をかけて行ってくれるものです。また、企業側は入社するかもしれないあなたに期待している可能性も高いです。

とはいえ、転職活動を進める中で選考を辞退しなければならないケースは多々あるでしょう。

あまりにも当日や前日といった直前での辞退やドタキャンは、企業側にも迷惑ですし、あなたも気持ちがいいものではないでしょう。

面接日程が調整されているようであれば遅くとも3日前には採用担当へ連絡するようにしましょう。

転職マナーを守って、丁寧な辞退方法を身に付けてください。