履歴書・職務経歴書の正しい渡し方!添え状・封筒は必要?

紙とペン

履歴書や職務経歴書の書類審査を通過し、ついに面接へ。

転職活動は学生の就職活動とは違い、「職務経歴書の渡し方」などの小さなマナーも、社会人としてのマナーが備わっているかという合否のポイントになってきます。

「書類は何かに入れて持って行った方がいいの?」

「追加で何か文面を作成する必要があるの?」

など多くの疑問が湧くと思います。

そこで今回は、「職務経歴書と履歴書の渡し方」のマナーを詳しく紹介していきます。

履歴書・履歴書の渡す時の基本マナー3点

説明する女性の手

①書類が汚れないようにファイル・封筒に入れる

面接時に履歴書や職務経歴書等の書類を持参する必要がある場合には、必ず書類をクリアファイルに入れた上で、さらに封筒に入れて持参しましょう。

こうすることで、カバンの中で折れてしまうことや、水滴が中の書類につくことも防げます。

採用担当者に対しても、書類を大切に扱うことができる人という印象を与えることができるでしょう。

②応募書類は折らないように

職務経歴書や履歴書は折らずに提出するのが常識です。

封筒のサイズによっては、2つ折り程度であれば問題なく選考に進むことができる場合がありますが、わざわざここでリスクを取る必要はありません。

折らずにクリアファイル・封筒に収納し、持ち運び時もカバンの中で折れたり汚れたりしないように注意しましょう。

③自分用に予備のコピーを取る

履歴書や職務経歴書は、提出前に自分用にコピーを取っておきましょう。

面接前に志望動機等を再確認することができ、準備に役立ちます。

また、転職活動において1社しかエントリーしないことは稀であると思いますので、他社への志望動機を書く際に参考にすることもできるでしょう。

履歴書・職務経歴書を渡す時に使う封筒の選び方

履歴書の封筒

どんな封筒がベスト?サイズや色は?

封筒のサイズはA4(角2)サイズがベストです。

大事なのは、封筒内に入れる書類を折らないようなサイズであるため、A4以上であればNGではありません。

しかし、採用担当者は多くの封筒を受け取り、一つだけサイズが異なると扱いづらいことが想定されるため、無難にA4サイズを選択しましょう。

また、色についてはが無難です。

悪目立ちしないように、A4サイズかつ白色の封筒を選ぶようにしましょう。

封筒の表面・裏面の書き方(図が必要)

横書きよりも縦書きが一般的となっています。

封筒の表面の書き方

履歴書の封筒表面
  • 企業の住所(「丁目」や「番地」等の省略はしない方が無難)
  • 会社名
  • 担当者部署
  • 担当者名
  • 「履歴書(応募書類)在中」の記載

を記載してください。

もし「〜〜行」と印刷されている場合は「行」を二重線で消し、横に「御中」と記載しましょう。

「履歴書(応募書類)在中」は赤字で書き、周囲を赤の直線で囲みます。

100円ショップなどに「履歴書(応募書類)在中」と押すことのできる印鑑が売っていることがありますので、そちらを使ってもいいでしょう。

封筒の裏面の書き方

  • 自身の住所(「丁目」や「番地」等の省略はしない方が無難)
  • 自身の名前
  • 送付した日付

を記載しましょう。

書き終えたら、誤字脱字のないように入念にチェックをしましょう。

履歴書・職務経歴書を渡す時に添え状(送付状)は必要?

メモをとる転職希望者

面接官に直接渡す場合には不要

履歴書を持参し、直接渡す場合には、添え状は不要です。

添え状とは、渡したい担当者に直接渡すことができない時に、挨拶代わりに添えるものです。

面接官に直接ではなく、受付など他の人に渡す場合には添え状をつけても違和感はないでしょう。

添え状はいつ必要になのか?

添え状は、履歴書や職務経歴書などの書類を郵送する場合に必要になります。

添え状は白で無地の紙に横書きが一般的です。

郵送方法を知りたい人は以下のこちらを参考にしてください。

【関連記事】転職時の封筒の書き方、郵送方法を分かりやすく解説!

職務経歴書・履歴書を渡す時の注意点

書類を作成する女性

受付で履歴書・職務経歴書を渡す場合の注意点

受付で応募書類の提出を求められた場合は、封筒に入れたまま渡しましょう。

面接官の元に届くまでに、折れたり、汚れたりしないことが最も大事です。

しかし、もし受付の方に履歴書を封筒から出すように指示された場合は、指示に従いましょう。

渡す際には、相手が文字を読むことができる方向で渡すことに注意します。

また、渡すと同時に一礼をしながら「よろしくお願い致します。」と一言添えることで、印象がよくなります。

面接官へ履歴書・職務経歴書を手渡しする場合の注意点

面接官に直接手渡しする場合には、履歴書を封筒から取り出して渡しましょう。

また、面接官の読みやすい向きにして渡すことも忘れないようにしてください。

履歴書・職務経歴書を出すタイミングは、面接官に求められた時点で大丈夫です。

もし、面接担当が後から入室するようであれば、事前に机の上に出しておき、スムーズに渡すことができるようにしましょう。

この時も、「よろしくお願い致します。」と一言添えることや、担当者の読みやすい向きで書類を渡すことを忘れないようにしてください。

おわりに

今回は、履歴書や職務経歴書の扱い方と渡し方について説明してきました。

学生の就職活動とは違い、転職活動では、小さなマナーを守れているかどうかが採用担当者からの印象を大きく左右させてしまいます。

普段なら意識せずとも実行できている挨拶なども、面接時には緊張して抜けてしまうこともあると思いますので、ぜひ本記事を参考にして準備を進めてみてください。