志望企業から無事に内定を貰って一安心。しかし、まだ退職前にやるべきことは残っています。それが現職の後任者への引き継ぎです。
転職が決まったら、今いる会社と最終出社日を調整し、退職までの期間で今まで自分が担当してきた業務を社内の後任者に引き継ぐ必要があります。
もし中途半端な引き継ぎのまま次の会社に移ってしまったら、会社に多大な迷惑がかかり、悪い印象を持たれてしまうかもしれません。
退職後に会社のメンバーと良好な関係を続けるためにも、早めから引き継ぎ準備をしておきましょう。
今回は、円満な退職を叶えるために必須な退職時の引き継ぎのコツを丁寧に解説していきます！
退職届を出すタイミングはいつ？
退職の2週間前までには知らせる
民法では、退職届は退職する2週間前までに提出することが定められています。
しかし、実際には退職2週間前では業務の引き継ぎの観点などから会社に迷惑をかけてしまう可能性もあります。
そのため、1ヶ月前を目安に退職届を提出するようにしましょう。
また、就業規則として退職の届出期日を定めている会社もありますので、必ず確認してください。
退職届を出す前に同僚や上司に相談する
状況によっては、急に退職届を出さなくてはならないかもしれません。
しかし、急に退職を告げられた会社側は動揺してしまいます。ですので、まずは同僚や上司に退職を考えている旨を伝えてみましょう。
その場合には、もしかしたら現在の職場で状況が改善され、転職をせずに済むかもしれませんし、後任担当への業務引き継ぎを手伝ってくれるかもせれません。
退職の引き継ぎは義務？しなくてもいい？
引き継ぎは義務ではないが、後々面倒なことになることも
結論から述べると、引き継ぎは義務ではありません。
しかし、会社側からすれば一人分の業務が回らなくなるわけですから、多大な迷惑を被る可能性があり、印象はよくありません。
そうなれば、あなたが転職先で仕事をする際に、もし前の職場が取引先になったとしたら転職先の会社に迷惑をかけてしまうかもしれません。
また、転職先の会社にあなた宛の電話が大量にかかってくる可能性も考えられます。
退職前の引き継ぎは社会人としての最低限のマナーです。引き継ぎをしっかりと行なって良好な関係で会社を去りましょう。
損害賠償を求められる可能性もある
引き継ぎトラブルで、会社から損害賠償を求められる可能性もなくはありません。
実際のケースでは、損害賠償を請求されたという話は少ないようですが、弁護士へ相談自体はあるようです。
ですので、損害賠償を請求されることを恐れる必要はそこまでありませんが、退職前の引き継ぎ放棄は、それほど会社には迷惑をかけてしまう可能性があることを認識しておきましょう。
退職前の引き継ぎポイント3点
①引き継ぎのスケジュールを立てよう
退職日(もしくは最終出社日)が決まったら、引き継ぎのスケジュールを逆算して作りましょう。
退職日の3日前には引き継ぎが完了するスケジュールを組んでおけば、不測の事態にも対応できるでしょう。
まずは、日々の業務から、後任者への引き継ぎにかかる時間を概算します。
次に、引き継ぎ内容の優先順位付を行い、退職日から逆算してスケジュールを組みます。
引き継ぎをする社員の人数などにもよって変わってくると思いますので、事前に確認しておきましょう。
②引き継ぎマニュアルを作成しよう
引き継ぐ業務の流れやポイントなどをわかりやすくノートに整理しましょう。
引き継ぎをする社員が一人であれば、一緒に仕事を行い、要点をノートにまとめていく形でもいいかもしれません。
しかし、複数人が引き継ぐ場合や兼任で引き継ぐ場合には、誰がみてもわかる様に工夫しましょう。
以降でマニュアルの作り方については詳しく解説してありますので、参考にしてみてください。
③早めから後任者の教育を始めよう
引き継ぎマニュアルだけでなく、しっかりと後任者とコミュニケーションを取ることも重要です。
退職日の1~2週間前から一緒に仕事をすると良いでしょう。
引き継ぎ用のノートをいくら丁寧に作成したつもりでも、初めてその業務に取り組む人が見てみるとわからないことがあるかもしれません。
一緒に仕事をすることで、退職前に不明点や疑問点を払拭することができるはずです。
退職前の引き継ぎマニュアルの作成方法
退職の引き継ぎマニュアルを作成する上で必須に記入項目は以下の6点です。
- 業務の目的・社内の位置付け
- 業務フロー
- 業務に関わる関係者
- 起こりうるトライブと対処法
- 顧客情報等
- データ・資料の保管場所
各項目ごとの詳細を以下でご説明します。
①業務の目的と、社内での位置付け
業務の目的と、社内(会社の事業）でどういった役割を果たしているかを記載します。
これを後継者が十分に理解していれば、作業の締め切りやどこにコンセンサスを取る必要があるかなどを考えやすくなります。
②業務フロー
引き継ぐ業務の流れをわかりやすく記載しましょう。
ルーチンワークとなり、詳しい記載は必要ないと思っている業務でさえ、初めて担当する人が見たらわからないという可能性はあります。
抜け漏れのない様に丁寧に説明しましょう。
③業務に関わる関係者
その業務に関しての報告を誰にするのか、トラブル時には誰の助けを借りるべきなのかなど、その業務に係る関係者を記載しましょう。
どの様なシチュエーションの時に、誰と関わるのかをわかりやすく記載することがポイントです。
④起こりうるトラブルと対処法
これまでにあなたが行ってきた業務経験から、トラブルへの対処法を丁寧に記載してあげてください。
引き継ぎをした業務は中々慣れるまでに時間がかかるものですから、後継者の人がトラブルでパニックに陥らない様にわかりやすく説明することを心がけましょう。
⑤顧客情報等
顧客情報等は非常に重要な情報になります。
あなたが退職した後にトラブルのおきないよう、顧客情報は間違いがないか入念に確認してください。
⑥データ・資料の保管場所
社員が退職した後に、その社員が管理していた「データや資料の場所がわからない」ということがよくあります。
そのため、各データや資料をどこに保管してあるのかを一覧表等で作成すると良いでしょう。
「種類(何に関係するものか)」「資料名」「データや資料の形式」「保管場所」の4項目は最低限記載しておくと、見やすいものになります。
円満退職を実現するための退職マナー
名刺や備品はしっかり返却する
退職前に、それまで使っていたパソコンから必要なデータ以外は消去し、引き継ぎを受ける人が見やすい様にしましょう。
また、自分で買ったものは別ですが、ペンなどの事務用品も会社から貸与されたものは会社に置いていきましょう。
名刺に関しても同様です。
名刺はあなたのものではなく、仕事上でその会社の人間として挨拶した際に頂戴した財産であるため、会社に置いていきましょう。
取引先への挨拶回り
社内の上司や同僚に対しての退職報告はすでに済んでいるかもしれませんが、社外への挨拶も忘れてはなりません。
社外の人に対して退職の挨拶メールや挨拶状を送る場合は、退職日の1ヶ月弱前に行いましょう。
会社との取引は続くケースは、後任者の名前と連絡先を記載することを忘れない様にしてください。
トラブルを防ぐため、その際に私用の連絡先を記載することは控えましょう。
退職後の連絡先を伝えておく
退職後の連絡先を複数人に伝えておきましょう。
いくら丁寧に引き継ぎをしても、後任者がわからないことが出てくるかも知れませんし、何か不足のトラブルが起きるかも知れません。
そこまで多くの連絡がくることはないと思いますので、質問等がきた際は快く答えるようにしましょう。
おわりに
今回は、退職時の引き継ぎについて詳しく解説してきました。
退職に理由には、転職や出産など様々な理由があると思いますが、どんな理由であれ快く退職をしたいですよね。
そのためにも、ぜひ本記事を参考にして円満な退職を実現してください。